Co robić, gdy urzędnicy przedłużają nasze postępowanie? Część pierwsza

Zgodnie z prawem organ powinien rozpatrywać sprawy bez zbędnej zwłoki. Co więcej, o każdym przypadku nierozpatrzenia sprawy w przysługującym na to terminie musi powiadomić strony postępowania. A także podać przy tym przyczyny zwłoki oraz nowy termin załatwienia sprawy. W jakich okolicznościach zatem można mówić o przedłużaniu postępowania i jakie kroki może podjąć inwestor?

Terminy

Zgodnie z art. 35 kodeksu postępowania administracyjnego organy administracji publicznej zobowiązane są do załatwiania przedłożonych im spraw bez zbędnej zwłoki. Co do zasady, należy niezwłocznie rozpatrzeć sprawy, które mogą zostać załatwione już na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę. Łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub faktów i dowodów powszechnie znanych lub też znanych z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwych do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza dany organ.

Jeśli natomiast sprawa wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego to jej rozpatrzenie powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca. Na załatwienie spraw szczególnie skomplikowanych urzędnicy mają dwa miesiące, licząc od dnia wszczęcia postępowania, a w postępowaniu odwoławczym powinni rozpatrzeć sprawę w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Pozostałe terminy

Warto mieć także na uwadze fakt, że przepisy szczególne mogą określać inne terminy wiążące organ przy wydawaniu decyzji, niż te wymienione powyżej. Co więcej z przepisu art. 35 § 4 kodeksu postępowania administracyjnego jednoznacznie wynika, że terminy załatwienia spraw określają czas efektywny, jakim dysponuje organ administracji publicznej załatwiający sprawę, na jej rozpatrzenie i podjęcie decyzji. Do terminów tych nie zalicza się: terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności;

• okresów zawieszenia postępowania;

• okresów opóźnień powstałych z winy strony;

• okresów opóźnień powstałych z przyczyn niezależnych od organu – informuje Robert Tomaszewski z portalu www.saveinvest.pl.

Okresy opóźnień powstałych z przyczyn niezależnych od organu, których nie wlicza się do terminów załatwiania spraw, to opóźnienia inne niż powstałe z winy strony, spowodowane działaniem czynników, na które organ nie miał wpływu – przykładowo działania sił przyrody, czy działania lub zaniechania innych organów, które są istotne dla rozstrzygnięcia sprawy.

Obowiązek informacji

Art. 36 kodeksu postępowania administracyjnego nakazuje organom, jeśli nie załatwiły sprawy w terminie określonym we wspomnianym art. 35 k.p.a. lub też w przepisach szczególnych, zawiadomić o tym fakcie stronę lub strony postępowania, przy jednoczesnym przedstawieniu przyczyny zwłoki w rozpatrzeniu sprawy oraz wskazując nowy termin jej finalizacji. Co do zasady wyznaczenie nowego terminu odbywa się w formie postanowienia, na które nie przysługuje stronie możliwość wniesienia zażalenia. Omówiony obowiązek ma także zastosowanie w sytuacjach, w których sprawa nie została rozpatrzona ze względu na przyczyny niezależne od organu.

Jeśli urzędnikom nie uda się zakończyć postępowania w przewidzianym przez ustawę terminie muszą oni poinformować o tym stronę. Nie wystarczy jedynie zawiadomienie o zaistnieniu konieczności przedłużenia postępowania. Organ musi bowiem rzetelnie wyjaśnić, co było przyczyną opóźnienia ustosunkowania się do wniosku inwestora. Tylko przyczyna niezależna od urzędników może uzasadniać i usprawiedliwiać opóźnienie i zwłokę w terminowym załatwianiu spraw.

Jakie przyczyny niezależne od organu usprawiedliwiają niezałatwienie sprawy w terminie? W jaki sposób strona postepowania może interweniować, jeśli organ przedłuża wydanie decyzji? Czy omówione powyżej zasady i terminy rozpatrywania spraw mają zastosowanie także w sytuacji, gdy stroną w postępowaniu jest przedsiębiorca? Te wszystkie kwestie w kolejnej części poradnika.