Akt Notarialny Działki – pełna lista dokumentów, które musisz przygotować dla notariusza

Dla wielu osób wizyta w kancelarii notarialnej zamiast być powodem do świętowania i otwierania szampana staje się źródłem paraliżującego stresu. Radość z zakupu działki ustępuje miejsca lękowi przed biurokracją. W głowie kłębią się pytania: „Czy na pewno mam wszystkie papiery?”, „Co jeśli czegoś brakuje i stracę termin?” To naturalne obawy. Aby wyeliminować wszelkie wątpliwości, przedstawiamy listę niezbędnych dokumentów dla różnych transakcji oraz pokazujemy, jakich informacji potrzebuje notariusz, aby przygotować akt notarialny.

Kiedy i po co idziemy do notariusza?

W polskim systemie prawnym przeniesienie własności nieruchomości (np. sprzedaż, darowizna, czy zamiana) musi bezwzględnie odbyć się w formie aktu notarialnego. Wynika to wprost z art. 158 Kodeksu cywilnego. Co to oznacza w praktyce? Umowa przedwstępna spisana na kartce papieru przy kuchennym stole jest ważna (choć słabsza w skutkach), ale ostateczna umowa przenosząca własność zawarta w takiej formie jest z mocy prawa nieważna. Bez notariusza i aktu notarialnego nie staniesz się właścicielem gruntu.

Notariusz nie tylko legalizuje urzędowo zawarcie umowy, ale też pełni funkcję bezstronnego gwaranta bezpieczeństwa obrotu prawnego. Jego zadaniem jest:

• potwierdzenie tożsamości stron, aby nikt nie podszył się pod właściciela działki;
• weryfikacja stanu prawnego: notariusz sprawdza, czy sprzedający ma prawo sprzedać grunt i czy nieruchomość nie jest obciążona w sposób uniemożliwiający transakcję;
• zabezpieczenie praw i interesów stron oraz innych osób, dla których czynności notarialne mogą powodować skutki prawne, czyli upewnienie, że zapisy umowy są zgodne z prawem, a kupujący i sprzedający w pełni rozumieją skutki prawne swoich decyzji (np. poddanie się egzekucji co do zapłaty ceny).

Aby jednak notariusz mógł przygotować akt notarialny i wziąć za niego odpowiedzialność, potrzebuje konkretnych aktualnych danych i dokumentów urzędowych.

Jakie dane są niezbędne do sporządzenia aktu notarialnego?

Do przygotowania aktu notarialnego, notariusz potrzebuje zestawu podstawowych informacji. To tak zwany „wsad” do projektu aktu. Najlepiej przesłać je do kancelarii mailowo na kilka dni przed planowanym terminem (zazwyczaj 3-5 dni roboczych), aby asystent mógł przygotować projekt aktu i wysłać go stronom do wcześniejszej weryfikacji.

Dane stron transakcji

Od osób fizycznych notariusz potrzebuje:

• imiona i nazwisko;
• imiona rodziców;
• serię, numer i datę ważności dowodu osobistego lub paszportu;
• numer ewidencyjny PESEL;
• adres zameldowania, ewentualnie adres do doręczeń;
• odpis skrócony aktu małżeństwa, ewentualnie wypis aktu notarialnego ustanawiającego rozdzielność majątkową;
• w przypadku działania przez pełnomocnika: wypis aktu notarialnego – pełnomocnictwa.

Jeśli jesteś w związku małżeńskim, musisz określić, czy kupujesz działkę do majątku wspólnego, czy osobistego (wtedy potrzebna jest rozdzielność majątkowa lub oświadczenie o nabywaniu działki za środki osobiste).

Firmy albo spółki muszą przekazać:

• pełną nazwę firmy;
• adres siedziby, ewentualnie adres do doręczeń;
• aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS);
• numery REGON i NIP – jeśli nie wynikają z odpisu z KRS;
• dane osób fizycznych reprezentujących spółkę (zgodnie z zasadami reprezentacji w KRS) – imiona, nazwisko, numer i datę ważności dowodu osobistego lub paszportu, numer ewidencyjny PESEL, adres;
• uchwała właściwego organu osoby prawnej obejmująca zgodę na dokonanie czynności, chyba że z ustawy albo z aktu założycielskiego lub statutu osoby prawnej wynika, że uchwała taka nie jest potrzebna.

Warunki zawarcia umowy

Notariusz, chcąc sporządzić akt notarialny, musi znać ustalone warunki transakcji jeszcze przed wejściem stron do kancelarii. Są to:

• cena sprzedaży: kwota brutto lub netto (w przypadku transakcji między firmami lub podatnikami VAT);
• sposób płatności: Czy środki będą przelane tradycyjnym przelewem bankowym, czy może pochodzą z kredytu hipotecznego? A może część została wpłacona gotówką jako zadatek? Wszystko to musi być precyzyjnie opisane;
• termin płatności;
• termin wydania działki: Kiedy nowy właściciel może fizycznie wejść na teren, postawić ogrodzenie czy zacząć kosić trawę? Zazwyczaj wiąże się to z momentem zapłaty całej ceny;
• numer rachunku bankowego, na który ma trafić zapłata.

Dokumenty przy sprzedaży/zakupie niezabudowanej działki

Aby notariusz mógł sporządzić i podpisać się pod aktem notarialnym, musi mieć absolutną pewność geodezyjną i prawną co do sprzedawanej nieruchomości. Musi wiedzieć, że działka nr X w miejscowości Y to dokładnie ten sam grunt, który opisują przedstawione pisma.

Poniższe dokumenty zazwyczaj kompletuje strona sprzedająca, ponieważ to ona jest dysponentem tych danych w urzędach. Niezależnie od typu gruntu, kancelaria potrzebuje: 

1. Podstawa nabycia sprzedawanej nieruchomości.

Mogą to być:

• wypis aktu notarialnego, umowy sprzedaży, umowy darowizny lub zamiany (jeśli działkę kupiono/otrzymano);
• prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku (jeśli działka jest np. po rodzicach/dziadkach);
• akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony przez notariusza;
• prawomocne orzeczenie sądu o zasiedzeniu nieruchomości;
• decyzja administracyjna o uwłaszczeniu.

2. Odpis z Księgi Wieczystej (KW) lub jej numer.

Księga Wieczysta to „dowód osobisty” nieruchomości. Znajdują się w niej informacje identyfikujące nieruchomość, jej właścicieli oraz wszelkie obciążenia prawne, finansowe i roszczenia, takie jak służebności, zakazy sprzedaży albo roszczenia najmu lub dzierżawy. Obecnie notariusze mają wgląd do elektronicznego systemu (EKW), więc w 99% przypadków wystarczy, że podasz w kancelarii numer Księgi Wieczystej.

W systemie elektronicznym widać stan aktualny. W związku z tym, jeśli w rejestrze widnieją tzw. wzmianki (np. o złożonym wniosku o wpis hipoteki, którego jeszcze nie rozpatrzono), notariusz może zażądać wyjaśnień lub papierowego odpisu księgi wieczystej, by mieć pewność, jaki jest stan prawny nieruchomości.

3. Wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej

Wypis z rejestru gruntów zawiera m.in. dane dotyczące właściciela lub użytkownika wieczystego, numer ewidencyjny działki, jej dokładną powierzchnię w hektarach, numer obrębu ewidencyjnego, informacje o klasie bonitacyjnej gleby.

Wyrys z ewidencji gruntów to graficzne przedstawienie działki na mapie ewidencyjnej, pozwalające na jej dokładne zlokalizowanie.

Powyższe dokumenty muszą być opatrzone klauzulą „Dokument niniejszy jest przeznaczony do dokonywania wpisu w księdze wieczystej”. Zwykły wypis informacyjny nie wystarczy, by notariusz mógł na jego podstawie założyć nową księgę wieczystą lub odłączyć działkę z istniejącej.

4. Wypis z Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego (MPZP)

MPZP określa przeznaczenie terenu, np. czy jest to działka budowlana, rolna czy usługowa. Jeśli dla danego terenu nie został uchwalony miejscowy plan, notariusz poprosi o zaświadczenie o jego braku.

W zaświadczeniu często jest też informacja, czy nieruchomość leży na terenie rewitalizacji lub w specjalnej strefie rewitalizacji. Jeśli działka znajduje się w takiej strefie, gminie może przysługiwać ustawowe prawo pierwokupu. Oznacza to, że najpierw podpisuje się u notariusza umowę warunkową, wysyła ją do gminy i dopiero gdy gmina nie skorzysta z prawa zakupu (ma na to miesiąc), można podpisać ostateczną umowę przenoszącą własność.

5. Zaświadczenie o lasach (Uproszczony Plan Urządzenia Lasu)

Dokument potwierdza, czy działka nie jest objęta Uproszczonym Planem Urządzenia Lasu lub decyzją z zakresu gospodarki leśnej. Jest to ważne, ponieważ Lasy Państwowe mają prawo pierwokupu gruntów oznaczonych jako lasy (Ls) lub objętych planem urządzenia lasu.

6. Zaświadczenie o niezaleganiu z podatkiem od nieruchomości

Podatek od nieruchomości płaci każdy właściciel. Notariusz wymaga potwierdzenia braku zaległości z tytułów podatków lokalnych, które wydaje urząd miasta lub gminy.

Sprzedaż/zakup działki rolnej – specyfika transakcji

Grunty rolne w naszym kraju są chronione, dlatego ich sprzedaż podlega określonym ograniczeniom. Zasadniczo prawo pierwokupu przysługuje Krajowemu Ośrodkowi Wsparcia Rolnictwa (KOWR) oraz rolnikom spełniającym ustawowe kryteria.

W związku z tym standardowa lista dokumentów rozszerza się o kwestie związane z określeniem, czy transakcja jest w ogóle możliwa bez zgody KOWR i czy nie występuje prawo pierwokupu.

Działki poniżej 0,3 ha (3000 m²)

Może je kupić praktycznie każdy. Obrót jest zazwyczaj swobodny (jak przy działkach budowlanych). Notariusz potrzebuje jedynie podstawowych dokumentów takich jak wypisu z rejestru gruntów.

Działki od 0,3 ha do 1 ha

Taką nieruchomość gruntową rolną nadal może kupić osoba niebędąca rolnikiem, ale KOWR ma prawo pierwokupu. Ponadto przyszły właściciel musi zobowiązać się do prowadzenia gospodarstwa rolnego przez okres co najmniej 5 lat od dnia zakupu nieruchomości.

W takiej sytuacji najpierw podpisuje się umowę warunkową. Następnie notariusz przesyła ją do właściwego oddziału terenowego KOWR. Instytucja ma miesiąc na rozpatrzenie sprawy i podjęcie decyzji o skorzystaniu z prawa pierwokupu lub jego zrzeczenia. Po tym czasie można zawrzeć ostateczną umowę kupna-sprzedaży.

Działki powyżej 1 ha

Sprzedaż na rzecz osoby niebędącej rolnikiem indywidualnym jest co do zasady zabroniona, chyba że uzyska się zgodę Dyrektora Generalnego KOWR, wyrażoną w drodze decyzji administracyjnej. Od tej zasady są wyjątki. Zgody nie wymaga zakup ziemi m.in.:

• przez osobę bliską właściciela (zstępnych, wstępnych, rodzeństwo, dzieci rodzeństwa, małżonka, rodziców małżonka, osoby przysposabiające i przysposobione);
• w wyniku zniesienia współwłasności, podziału majątku wspólnego po ustaniu małżeństwa oraz działu spadku;
• w toku postępowania egzekucyjnego i upadłościowego.

Procedura uzyskania takiej zgody jest skomplikowana, trwa kilka miesięcy i wymaga m.in. udowodnienia, że sprzedający nie mógł znaleźć rolnika chętnego na zakup.

Sprzedaż/zakup działki w trakcie przekształcenia

Grunt w trakcie przekształcenia to taki, który w ewidencji jest jeszcze rolny, ale ma potencjał stać się budowlanym. W takim przypadku sprzedający powinien przedstawić dokumenty potwierdzające fakt, że działka jest w trakcie przekształcenia. Są to np.:

• zaświadczenie o statusie wniosku o wydanie decyzji o warunkach zabudowy lub zmiany przeznaczenia gruntu w MPZP;
• zaświadczenie o statusie wniosku o wyłączeniu gruntów z produkcji rolnej.

W Saveinvest oferujemy działki budowlane, rolne jako lokata kapitału, jak i takie w trakcie przekształcenia. Kupując od nas nieruchomość gruntową w trakcie przekształcenia, nie dostajesz tylko obietnicy „że kiedyś coś tam wybudujesz”. Otrzymujesz komplet dokumentów potwierdzających zaawansowanie procedur planistycznych, często wraz z wydanymi już WZ.

Sprzedaż/zakup działki zabudowanej

Jeśli na działce stoi jakikolwiek budynek (dom jednorodzinny, letniskowy czy budynek w stanie surowym), lista dokumentów wydłuża się o techniczne aspekty tej zabudowy. Notariusz musi opisać nie tylko grunt, ale i to, co na nim stoi.

Oto lista dodatkowych dokumentów.

1. Świadectwo Charakterystyki Energetycznej. Od kwietnia 2024 roku przepisy nakazują przekazanie świadectwa energetycznego przy sprzedaży nieruchomości. Notariusz musi odnotować ten fakt w akcie notarialnym i pouczyć strony o obowiązku przekazania dokumentu. Brak świadectwa grozi grzywną nakładaną podczas kontroli.

2. Wypis z kartoteki budynków. Dokument ten opisuje parametry budynku: rok budowy, powierzchnię użytkową, liczbę kondygnacji, funkcję. Musi być zgodny ze stanem faktycznym.

3. Zaświadczenie o braku osób zameldowanych. Pobiera się je w urzędzie gminy/miasta w wydziale spraw obywatelskich. Kupujący powinien mieć pewność, że kupuje „pusty” dom i nie otrzyma w pakiecie „niechcianego lokatora”. Choć meldunek nie jest tytułem własności, to jego usunięcie bywa uciążliwe administracyjnie.

4. Dokumentacja budowlana (dla nowych/niedokończonych domów):

• pozwolenie na budowę (z klauzulą ostateczności);
• dziennik budowy (zarejestrowany w urzędzie);
• zgłoszenie zakończenia budowy lub pozwolenie na użytkowanie (jeśli dom jest gotowy);
• projekt budowlany. Przekazanie tych dokumentów jest kluczowe dla kupującego, aby mógł kontynuować budowę lub legalnie użytkować dom.

Dokumenty potrzebne do aktu notarialnego darowizny

Często zdarza się, że działka zmienia właściciela w obrębie rodziny. Proces u notariusza wygląda podobnie do sprzedaży (te same wypisy, wyrysy, KW), ale jest jeden kluczowy wyjątek podatkowy, który potrafi zablokować transakcję.

Notariusz wymaga przedłożenia zaświadczenia naczelnika skarbowego potwierdzającego, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

Finanse i opłaty przy akcie notarialnym działki

Przygotowując się do podpisania aktu notarialnego działki, warto mieć świadomość, że poza samymi dokumentami, istotną rolę odgrywają także kwestie finansowe. Notariusz pobiera wynagrodzenie za sporządzenie aktu notarialnego, a wysokość tej opłaty – zwanej taksą notarialną – jest regulowana przepisami i zależy od wartości przedmiotu umowy, czyli na przykład ceny sprzedaży działki lub wartości darowizny. Do tego należy doliczyć opłaty sądowe za wpisy w księdze wieczystej oraz ewentualne podatki.

W przypadku transakcji dotyczących spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub własnościowego prawa do lokalu, należy liczyć się z dodatkowymi kosztami, takimi jak podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) lub podatek od spadków i darowizn – w zależności od charakteru umowy. Często wymagane jest także zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że zobowiązania podatkowe związane z przedmiotem umowy zostały uregulowane lub że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

Warto pamiętać, że przy umowie darowizny spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, opłaty notarialne i podatkowe mogą się różnić w zależności od stopnia pokrewieństwa między stronami. Zawsze warto skonsultować się z notariuszem lub doradcą podatkowym, aby uzyskać szczegółową informację o wszystkich kosztach związanych z daną transakcją i uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek finansowych. Dzięki temu cały proces przebiegnie sprawnie, a Ty będziesz mieć pewność, że wszystkie opłaty zostały prawidłowo rozliczone.

Dokumenty i procedury dla osób prawnych

Transakcje z udziałem osób prawnych, takich jak spółki, fundacje czy stowarzyszenia, wymagają nieco bardziej rozbudowanej dokumentacji niż w przypadku osób fizycznych. Przede wszystkim, notariusz musi mieć pewność, że osoby podpisujące akt notarialny są uprawnione do reprezentowania danej jednostki. W tym celu konieczne jest przedłożenie aktualnego odpisu z krajowego rejestru sądowego (KRS), który potwierdza zarówno istnienie podmiotu, jak i skład zarządu lub osób upoważnionych do działania w jego imieniu.

W przypadku sprzedaży nieruchomości przez spółkę, często wymagane jest także przedstawienie uchwały zarządu lub – w przypadku spółek akcyjnych – uchwały walnego zgromadzenia akcjonariuszy, jeśli statut tego wymaga. Takie dokumenty stanowią podstawę do zawarcia umowy i są niezbędne do sporządzenia aktu notarialnego.

Dla spółdzielni mieszkaniowych istotne może być uzyskanie zaświadczenia zarządcy wspólnoty mieszkaniowej, potwierdzającego brak zaległości wobec wspólnoty oraz uregulowanie wszystkich zobowiązań związanych z lokalem. Przy przekształceniu spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo, niezbędna jest pozytywna opinia zarządu spółdzielni oraz dokumentacja potwierdzająca przekształcenie.

Warto pamiętać, że każda transakcja z udziałem osób prawnych może mieć swoją specyfikę, dlatego notariusz zawsze poinformuje o wymaganych dokumentach i procedurach, a także pomoże w ich skompletowaniu. Dzięki temu proces przeniesienia własności lub ustanowienia własnościowego prawa do lokalu przebiegnie sprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W czym może pomóc Saveinvest? I dlaczego nie musisz się martwić o tę listę?

Lista niezbędnych dokumentów, które wymagane są przez notariusza przy zakupie działki, jest długa. Każdy z urzędów ma swoje procedury, kolejki i terminy. Co więcej, dokumenty mają swoją ważność, a zazwyczaj notariusze nie honorują wypisów starszych niż 3 miesiące. Niestety błąd w jednym zaświadczeniu oznacza konieczność ponownej wizyty w urzędzie, ponownej opłaty i kolejnych dni oczekiwania.

Tutaj wchodzi nasza rola. W Saveinvest nie zostawiamy klienta samego. W przypadku zakupu działek z naszej oferty, to my zajmujemy się wszystkimi formalnościami i to my dostarczamy notariuszowi kompletne, zweryfikowane dokumenty. Klient otrzymuje od Saveinvest pełny komplet dokumentów wymaganych do aktu notarialnego. Wyznajemy filozofię, że inwestowanie w nieruchomości gruntowe ma być źródłem zysku, satysfakcji i poczucia bezpieczeństwa, a nie stresu biurokratycznego i biegania po urzędach.

Dlaczego współpraca z nami jest bezpieczniejsza i wygodniejsza niż zakup od osoby prywatnej?

1. Nasze działki są sprzedawane po wnikliwej analizie, więc pewność i bezpieczeństwo transakcji są zagwarantowane. Nasi specjaliści sprawdzają m.in. KW, MPZP, roszczenia, służebności i kwestie ochrony środowiska. Wykrywamy i eliminujemy problemy, zanim Ty w ogóle zobaczysz ofertę.

2. My kompletujemy niezbędne dokumenty. Zamawiamy aktualne wypisy, wyrysy, zaświadczenia o lasach i rewitalizacji i pilnujemy terminów ważności. Ty nie musisz brać urlopu w pracy, by stać w kolejce w urzędzie.

3. Współpracujemy z renomowanymi kancelariami notarialnymi, które znają naszą jakość dokumentacji. Przesyłamy komplet zweryfikowanych dokumentów bezpośrednio do notariusza, co przyspiesza przygotowanie aktu.

4.Kupując od Saveinvest, kupujesz od podmiotu profesjonalnego. – jesteśmy właścicielem wszystkich gruntów w naszej ofercie. Bierzemy pełną odpowiedzialność za ich stan prawny. To eliminuje ryzyko, że sprzedający „zapomniał” o jakimś długu, nieuregulowanym spadku czy ukrytej wadzie prawnej, co często zdarza się w transakcjach prywatnych (np. na portalach ogłoszeniowych).

Podsumowanie

Akt notarialny to finał transakcji. Powinien być to moment uroczysty, zwieńczenie marzeń o własnym kawałku ziemi lub początek dochodowej inwestycji. Nie pozwól, by stres związany z brakiem jednego papierka zepsuł tę chwilę.

Kluczem do sukcesu jest wiedza i porządek w dokumentacji. Posiadanie kompletu dokumentów znacząco przyspiesza i ułatwia podpisanie aktu notarialnego. Choć lista wymogów – od wypisów z rejestru gruntów, przez zaświadczenia o rewitalizacji, po skomplikowane zgody KOWR – jest długa, nie musisz mierzyć się z nią sam. Niezależnie od tego, czy interesuje Cię działka rolna pod lokatę kapitału, czy budowlana pod dom marzeń, fundamentem bezpiecznej transakcji jest profesjonalne przygotowanie.

Jeśli szukasz działki o zweryfikowanym stanie prawnym, gdzie formalności nie są Twoim problemem – skontaktuj się z nami! Wybierz łatwe inwestowanie w nieruchomości gruntowe i partnera, który zna proces notarialny od podszewki. Twoim jedynym zadaniem będzie przyjść do kancelarii, wypić dobrą kawę i złożyć podpis pod aktem własności. My zajmiemy się resztą.