Jak rozliczyć media w najmie nieruchomości?

Częstą zmorą osób, wynajmujących domy lub mieszkania jest rozliczenie mediów. Woda, prąd, Internet, ścieki, ogrzewanie – wszystkie rachunki muszą zostać zapłacone, a koszt przerzucony na najemcę. Mało kto jednak wie, jak poprawnie załatwić ten temat podatkowo. Jak rozliczyć media w najmie? Na to pytanie odpowiada Bartłomiej Kuźniar – Koordynator Projektów Inwestycyjnych w firmie Saveinvest Sp. z o.o. – portal www.saveinvest.pl.

Różne sposoby rozliczania mediów w najmie nieruchomości

Rozliczenie mediów w najmie może przybierać różne formy – w szczególności ryczałtu, opłat według liczników albo faktur od dostawców. Kwoty za wodę, ogrzewanie, prąd i inne media mogą być też wliczane do czynszu. Zawierając każdą umowę najmu należy na ten aspekt zwrócić uwagę. Przyjęta forma musi być wygodna dla wynajmującego, ale jednocześnie nie czynić żadnych przeszkód najemcy. Warto zwrócić uwagę najemcy na jego prawa i obowiązki, wynikające z rozliczenia mediów, aby w przyszłości uniknąć niepotrzebnych sporów na tym tle – radzi Bartłomiej Kuźniar. Oczywiście każda przyjęta wersja ma swoje wady i zalety. Jedne są wygodniejsze dla wynajmujących, inne dla najemców. Poszczególne warianty generują też inny rodzaj ryzyka.

Oddzielenie mediów od czynszu

Najpowszechniejszym rozwiązaniem jest wydzielenie w obrębie umowy najmu kwoty czynszu oraz kwoty tytułem rozliczenia mediów. Te postanowienia są w kontraktach wyraźnie rozgraniczane. Rozliczenie mediów pomiędzy wynajmującym a najemcą określane jest wówczas refakturowaniem. W praktyce dochodzi bowiem do odsprzedaży usług nabytych przez wynajmującego na rzecz najemcy. Przy osiąganiu z tytułu najmu kwoty nieprzekraczającej 200.000 złotych rocznie, a także wynajmowanie lokali prywatnie, a nie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, sprawa jest prosta. Nie trzeba bowiem martwić się o podatek VAT. Jednocześnie koszty mediów nie wliczają się do przychodu wynajmującego i nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od najmu. Skoro zatem wynajmujący wybierze formę ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych to do podstawy opodatkowania wlicza wyłącznie czystą kwotę czynszu najmu.

Wygodny ryczałt

Wyżej wskazany sposób rozliczenia można też załatwiać w formie ryczałtu. Wówczas wynajmujący umawia się z najemcą na określoną stałą sumę rachunków. Do finalnego rozliczenia rzeczywistego zużycia prądu, wody lub ogrzewania dochodzi natomiast raz, dwa razy w roku. Wówczas właściciel nie musi każdorazowo wysyłać najemcy informacji o rachunkach. Ten przelewa mu bowiem stałą kwotę czynszu i stałą kwotę rachunków. Do szczegółowego rozliczenia należy natomiast usiąść raz w roku i wówczas zweryfikować, ile tak naprawdę wydano na wodę, prąd lub ogrzewanie i czy należy najemcy zwrócić powstałą nadpłatę czy ten musi uzupełnić ewentualną niedopłatę – wskazuje Bartłomiej Kuźniar.

Obowiązki z umów przerzucone w całości na najemcę

Inną możliwością, dostępną dla osób wynajmujących mieszkania, jest rozliczanie mediów bezpośrednio przez najemcę. Wówczas lokator ma obowiązek samodzielnego zawarcia umów z dostawcami prądu, wody, ogrzewania i tak dalej. To rozwiązanie ma jednak pewną wadę. Właściciel mieszkania traci bowiem kontrolę nad płatnościami, co może być bardzo problematyczne w przyszłości. Kiedy lokator nagle przestanie płacić i powstanie duża zaległość, dostawca wyłączy dostawę mediów, a w celu ich ponownego włączenia trzeba będzie spłacić dług. Niejednokrotnie z tym problemem pozostaje sam właściciel. Nawet wtedy, gdy pozbędzie się z mieszkania niepłacącego lokatora to jego strata będzie obejmowała nie tylko korzyści z czynszu, których po prostu nie uzyska, ale również długi z mediów.

Rozliczenie rachunków w czynszu

Kolejnym rozwiązaniem jest rozliczanie rachunków w kwocie czynszu. Wówczas właściciel przerzuca na siebie ciężar płacenia rachunków oraz ryzyko, związane z ich wysokością. Czasem bowiem najemca odnotuje mniejsze zużycie z korzyścią finansową dla wynajmującego, czasem natomiast będzie dokładnie odwrotnie. To rozwiązanie ma zalety, ale również pewne wady. Najemca może bowiem zużywać media bez jakichkolwiek ograniczeń. Skoro bowiem sam w praktyce za nie nie płaci, to nie ma motywacji do oszczędzania.