Zgodnie z prawem organy powinny rozpatrywać napływające do nich sprawy bez tzw. zbędnej zwłoki. W jakich terminach zatem organ zobowiązany będzie do zakończenia postępowania i jakie kroki powinna podjąć strona postępowania, jeśli jej sprawa nie została zakończona w ustawowo przewidzianym na to czasie?
Terminy
Zgodnie z art. 35 kodeksu postępowania administracyjnego organy administracji publicznej zobowiązane są do załatwiania spraw bez zbędnej zwłoki. Oznacza to, że niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą zostać rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. Z kolei załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. W przypadku natomiast postępowania odwoławczego – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.
Wyjątki
Warto mieć także na uwadze, że do wspomnianych tu terminów nie zalicza się: terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności; okresów zawieszenia postępowania; okresów opóźnień powstałych z przyczyn powstałych z winy strony; okresów opóźnień powstałych z przyczyn niezależnych od organu – przypomina Robert Tomaszewski z portalu www.saveinvest.pl. Okresy opóźnień powstałych z przyczyn niezależnych od organu, których nie wlicza się do terminów załatwiania spraw, to opóźnienia inne niż powstałe z winy strony, spowodowane działaniem czynników, na które organ nie miał wpływu.
Przekroczenie terminu
O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w określonym ustawowo terminie organ administracji publicznej jest zobowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu. W każdej z wymienionych przez ustawodawcę sytuacji organ zobowiązany jest do precyzyjnego określenia zaistniałych okoliczności, które uniemożliwiły rozpatrzenie sprawy w przewidzianym na to terminie – ma to umożliwić stronie oraz organowi wyższej instancji lub sądowi administracyjnemu stwierdzenie, czy okoliczności zwłoki można uznać za zasadne. Bowiem na niezałatwienie sprawy w terminie lub na przewlekłe prowadzenie postępowania stronie służy zażalenie do organu wyższego stopnia, a jeżeli nie ma takiego organu – wezwanie do usunięcia naruszenia prawa. Organ, po kontroli zasadności uzasadnienia zwłoki przez organ, uznaje zażalenie za uzasadnione, wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości. Wspomniany dodatkowy termin załatwienia sprawy powinien zostać wyznaczony przez wyższy organ w formie postanowienia, które nie będzie podlegać zaskarżeniu.
