Narada koordynacyjna – najważniejsze informacje dla inwestorów. Poradnik część trzecia

W poprzedniej części poradnika szczegółowo omówiliśmy procedury dotyczące przebiegu narady koordynacyjnej. Wyjaśniliśmy także procedury, jakie obowiązywać będą w przypadku nieobecności na naradzie zawiadomionego przez starostę podmiotu.

Protokół z narady koordynacyjnej

Rezultaty narady koordynacyjnej prezentuje protokół. Odpisy protokołu narady koordynacyjnej wydawane są wnioskodawcy w dniu jej zakończenia. Natomiast innym podmiotom zawiadomionym o naradzie w terminie 3 dni od dnia złożenia żądania w tej sprawie – informuje Robert Tomaszewski z portalu www.saveinvest.pl. W treści protokołu powinny znaleźć się takie elementy jak: określenie sposobu przeprowadzenia narady, jej termin i miejsce oraz znak sprawy zgodny z instrukcją kancelaryjną; opis przedmiotu narady; imię i nazwisko oraz inne dane identyfikujące wnioskodawcę; imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przewodniczącego; imiona i nazwiska uczestników oraz oznaczenie podmiotów, które te osoby reprezentują, lub informację o przyczynach uczestnictwa danej osoby w naradzie; stanowiska uczestników narady; wnioski o koordynację robót budowlanych, o ile zostały złożone; informacje o podmiotach zawiadomionych o naradzie, które w niej nie uczestniczyły; podpisy uczestników narady.

Ze względu na fakt, że dopuszczalne jest również jej odbycie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji, gdy została ona przeprowadzona w takiej formie protokół narady koordynacyjnej zawiera, zamiast podpisów wszystkich uczestników tej narady, podpisy jej przewodniczącego, protokolanta oraz innych osób, które osobiście stawiły się na naradzie, a także adnotację o uzgodnieniu treści protokołu z osobami, które uczestniczyły w naradzie wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Co dalej z wynikami narady koordynacyjnej?

Zgodnie z art. 28c ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne, na dokumentacji projektowej, która stanowi przedmiot narady koordynacyjnej zamieszcza się adnotację zawierającą informację, iż dokumentacja ta była przedmiotem narady koordynacyjnej oraz dane dotyczące określenia sposobu przeprowadzenia narady, jej termin i miejsce oraz znak sprawy zgodny z instrukcją kancelaryjną – informuje Robert Tomaszewski z portalu www.saveinvest.pl. Adnotację powinien sporządzić przewodniczący narady, który potwierdza ją swoim podpisem w dniu jej zakończenia. Jeśli nie dopełni tego obowiązku, stosowana adnotacja na dokumentacji projektowej powinna zostać zamieszczona przez projektanta.

Warto mieć także na uwadze, że właściwe przeprowadzenie przewidzianych ustawowo czynności w ramach narady koordynacyjnej, przy zgodności stanowisk jej uczestników, skutkuje przyjęciem dokumentacji do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w myśl art. 12b ust. 4 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne – informuje Robert Tomaszewski z portalu www.saveinvest.pl. Następnym krokiem jest poddanie weryfikacji przez organy służby geodezyjnej i kartograficznej wyników narady koordynacyjnej wraz z dokumentacją kartograficzną. Jeśli weryfikacja ta przebiegnie pomyślnie dokumenty te wejdą do zasobów geodezyjnych (art. 2 ust. 10 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne).

Należy jednak pamiętać, że przywołana powyżej przesłanka prawna nie powoduje, iż każdy dokument geodezyjny czy kartograficzny będzie automatycznie wchodził do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. We wspomnianej ustawie pod tym pojęciem rozumie się zbiory danych prowadzone przez organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej, utworzone na podstawie tych zbiorów danych opracowania kartograficzne, rejestry, wykazy i zestawienia, dokumentację zawierającą wyniki prac geodezyjnych lub prac kartograficznych lub dokumenty utworzone w wyniku tych prac, a także zobrazowania lotnicze i satelitarne.