W poprzedniej części poradnika omówiliśmy obowiązująca powszechnie zasada rozpatrywania spraw bez zbędnej zwłoki, terminy, jakie obowiązują urzędników przy załatwianiu spraw oraz obowiązek informowania stron o zwłoce.
Kiedy przyczyna jest niezależna od organu?
Jeśli organowi nie uda się zakończyć postępowania w przewidzianym przez ustawę terminie musi poinformować o tym stronę – jednak tylko przyczyna niezależna od urzędników może uzasadniać i usprawiedliwiać opóźnienie i zwłokę w terminowym załatwianiu spraw. Za takie zwyczajowo uznaje się zarówno działania sił przyrody, jak i działania lub zaniechania innych organów, które są istotne dla rozstrzygnięcia sprawy. Organy mogą tłumaczyć opóźnienie w rozstrzygnięciu sprawy jako konsekwencje okoliczności od niego niezależnych – jednak te muszą rzeczywiście uzasadniać zwłokę. Przykładowo, jeśli organ uzasadnia swoje opóźnienie zbyt dużą liczbą napływających do niego wniosków – nie jest to, w świetle prawa, przyczyna, która tłumaczyłaby opóźnienie postępowania. Podobnie jest z zasłanianiem się kwestią finansową – przykładowo organ nie może przedstawiać braku pieniędzy na pokrycie kosztów postępowania administracyjnego jako rzeczywistej przeszkody, która uniemożliwia rozstrzygnięcie sprawy w przewidzianym przez ustawę terminie.
Zażalenie
Strona postępowania ma także prawo do złożenia zażalenia na niezałatwienie sprawy w terminie (lub też na przewlekły sposób prowadzenia postępowania) do organu wyższego stopnia. Jeśli natomiast nie ma takiego organu strona może wezwać do usunięcia naruszenia prawa. W pierwszym przypadku, jeśli organ uzna złożone zażalenie za uzasadnione (stanem faktycznym i prawnym) wyznaczy dodatkowy termin przewidziany na załatwienie sprawy oraz zarządzi wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób odpowiedzialnych za niezałatwienie sprawy w terminie. Co więcej organ odwoławczy ma także prawo do podjęcia odpowiednich środków, które miałyby zapobiec naruszaniu terminów właściwych dla rozpatrywania konkretnych spraw w przyszłości. W kompetencjach organu leży także stwierdzenie, czy doszło do niezałatwienia sprawy w terminie z rażącym naruszeniem prawa, zgodnie z przesłankami zawartymi w art. 37 kodeksu postępowania administracyjnego.
Gdy stroną w postępowaniu jest przedsiębiorca
Czy omówione powyżej zasady i terminy rozpatrywania spraw mają zastosowanie także w sytuacji, gdy stroną w postępowaniu jest przedsiębiorca? Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej właściwy organ zobowiązany jest do załatwiania spraw przedsiębiorców także bez zbędnej zwłoki. Co do zasady termin rozpatrzenia wniosku przedsiębiorcy może zostać przedłużony dodatkowo tylko jeden raz, a samo przedłużenie terminu załatwienia sprawy nie może przekroczyć okresu dwóch miesięcy – wyjaśnia Robert Tomaszewski z portalu www.saveinvest.pl. Organ, niebędący w stanie rozpatrzyć sprawy w terminie musi poinformować o zaistnieniu takiego faktu stronę lub strony postępowania – przed upływem terminu rozpatrzenia wniosku określonego w potwierdzeniu przyjęcia wniosku. Należy pamiętać, że brak rozpatrzenia wniosku w terminie oraz brak informacji o niezałatwieniu sprawy mogą zstać uznane za równoznaczne z wydaniem przez organ rozstrzygnięcia zgodnego z wnioskiem przedsiębiorcy. Przy zastrzeżeniu, że przepisy zawarte w ustawach odrębnych nie stanowią inaczej ze względu na nadrzędny interes publiczny.
Warto interweniować
Jeśli mamy do czynienia z opieszałym urzędnikiem warto przede wszystkim pamiętać o uprawnieniach, jakie przysługują nam jako stronie w postępowaniu administracyjnym. Prawo do uzyskania wyczerpujących informacji zarówno o ogólnym przebiegu, jak i informacji szczegółowych dotyczących przykładowo czynności podjętych w celu finalizacji naszej sprawy, przysługują stronie na każdym etapie prowadzonego postępowania. Zarówno intencjonalnej bezczynności urzędników, jak i po prostu ich braku kompetencji, nie powinno się tolerować – dlatego każdą dyskusyjną postawę organu należy kwestionować, a w skrajnych wypadkach warto nawet skierować sprawę na drogę sądową.
